E-mail kullanımı iş hayatında giderek daha önemli bir yer kazanıyor. Araştırmalar, ABD’de çalışanların iş ortamındaki zamanlarının ortalama dörtte birini e-mail hazırlamak veya okumak için harcadığını gösteriyor. Ancak çoğu çalışan doğru e-mail kurallarını yeterince bilmiyor. Bu da yanlış gönderilen e-mail’lerin utandırıcı durumlara veya profesyonel ilişkilerde sorunlara yol açmasına sebep olabiliyor.

İş hayatında e-mail kullanımında uyulması gereken bazı basit kurallar, hem yanlış anlaşılmaları önleyerek kişisel ve profesyonel itibarın korunmasını sağlar, hem de yanlış gönderilen mesajların düzeltilmesi için kaybedilen zamanı en aza indirir.

İşte iş hayatında e-mail kullanımında dikkat edilmesi gereken temel kurallar:

1. Profesyonel bir e-mail adresi kullanın

Kurumlarda çalışanlar, iş için belirlenen e-mail adreslerini kullanmalıdır. Serbest çalışanlar veya kişisel e-mail adresiyle iletişim kuranlar ise profesyonel bir adres seçmelidir. E-mail adresi mutlaka ad ve soyadı içermeli; “kedicik33” veya “cicibebe” gibi adlar, iş yazışmaları için uygun değildir. Ayrıca, kurumsal e-mail adresleri özel işler için kullanılmamalıdır.

2. Büyük harf kullanmayın

BÜYÜK HARF KULLANIMI bağırıyormuş gibi bir izlenim bırakır ve karşı tarafı rahatsız edebilir. Bu nedenle sadece gerekli yerlerde büyük harf kullanılmalıdır.

3. Aşırı biçimlendirmelerden kaçının

Farklı renkler ve yazı tipleri içeren e-mail’ler, alıcının ekranında göründüğü gibi görünmeyebilir ve rahatsız edici olabilir. Sadelik, profesyonellik açısından daha iyidir.

4. “Reply All” seçeneğini dikkatli kullanın

Cevabın herkesle paylaşılması gerekmiyorsa, “Reply All” butonunu kullanmayın. Bu, alıcıların gereksiz mesajlarla zaman kaybetmesini önler.

5. Alıcı adreslerini en sona bırakın

Henüz tamamlanmamış bir mesajı yanlışlıkla göndermemek için alıcı adreslerini en son yazın. Yanıt verilen mesajlarda bile adresleri önceden silmek iyi bir alışkanlık olacaktır.

6. Doğru kişiye gönderdiğinizden emin olun

E-mail programlarının otomatik tamamlama özellikleri yanlış kişiye mesaj göndermeye neden olabilir. Adresleri dikkatlice kontrol etmek bu tür hataları önler.

7. Mesaj eklerini küçültün

E-mail’e dosya ekliyorsanız, gereksiz dosya eklemekten kaçının ve dosya boyutlarını olabildiğince küçültün. Böylece gönderici ve alıcının zaman kaybetmesi önlenir.

8. E-mail özelliklerini öğrenin

Her mesajı “Acil” veya “Önemli” olarak işaretlemeyin ve okundu iletisini gereksiz yere kullanmayın. Hatalı gönderilen mesajları geri çağırma talepleri de profesyonel görünümünüzü etkileyebilir.

9. Kalabalık alıcı gruplarına dikkat edin

Birçok kişiye e-mail gönderirken, gizliliği korumak için “BCC” veya Mail Merge kullanın. Bu, alıcıların e-mail adreslerinin gizliliğini korur.

10. Basit bir imza oluşturun

İmzanız kısa, anlaşılır ve ihtiyaca uygun olmalıdır. Uzun ve karmaşık imzalar, iletişimi zorlaştırabilir.

11. Açık ve net bir dil kullanın

Mesajın konusu ve içeriği kısa, net ve anlaşılır olmalıdır. Dolaylı anlatımlar veya belirsiz ifadelerden kaçının; konu satırında da spesifik olun.

12. Farklı kültürlere göre tarzınızı uyarlayın

Alıcının kültürel özelliklerine göre yazım tarzınızı uyarlamak, iletişimin daha sağlıklı olmasını sağlar. Örneğin, doğu kültürlerinde kişisel ilişkilere daha fazla önem verilebilir.

13. Tüm e-mail’lere yanıt vermeye çalışın

Size hata ile gönderilmiş bile olsa, e-mail’lere yanıt vermek nezaket göstergesidir. Bu tür bir yanıt, karşı tarafın e-mail’i yanlış kişiye gönderdiğini anlamasını sağlar.

14. Göndermeden önce mesajı gözden geçirin

Anlam ve imla hatalarını önlemek için e-mail’i göndermeden önce birkaç kez kontrol edin. Otomatik düzeltmeler yüzünden istenmeyen ifadeler oluşabilir.

15. Öfkeyle yanıtlamayın

Sinirli olduğunuz durumlarda yanıt vermek için kendinize zaman tanıyın. Sakin bir ruh haliyle yanıtlamak, daha sağlıklı bir iletişim sağlar.

16. Resmi bir dil kullanın

Samimi olsanız bile iş e-mail’lerinde günlük dilden kaçının. İş yazışmalarında, “Merhaba” gibi formal selamlamalar kullanmak daha uygundur.

17. Noktalama işaretlerine dikkat edin

Ünlem işaretini sadece heyecan veya özel durumlar için kullanın. Aşırı kullanım, profesyonelliğinize zarar verebilir.

18. Mizah konusunda dikkatli olun

Mizahın yazılı dilde yanlış anlaşılma riski vardır. Çok iyi tanımadığınız alıcılara mizah içeren mesajlar göndermemek daha güvenlidir.

19. Gizli konuları e-mail ile tartışmayın

Gizli konuların yazılı iletişim yerine yüz yüze ya da telefonla konuşulması daha güvenli olacaktır. E-mail’ler kolaylıkla başkalarına yönlendirilebilir veya başkasının eline geçebilir.

20. Göndermeden önce düşünün

“Gönder” tuşuna basmadan önce “Ben bu e-mail’i almak ister miydim?” veya “Bu e-mail’i göndermek istiyor muyum?” sorularını kendinize sorun. Bu, mesajın içeriğini gözden geçirmenize ve gereksiz hatalardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Bu kurallara uyarak iş hayatında e-mail kullanımında daha etkili ve profesyonel bir duruş sergileyebilirsiniz.