Kurumsal Veri Sorumluluğu Neyi İfade Eder?
Kurumlarda kişisel veriler yalnızca IT sistemlerinde tutulan teknik kayıtlar değildir. Aynı zamanda hukuki, idari ve yönetsel sorumluluk doğuran varlıklardır. Bu nedenle veri sorumluluğu kavramı yalnızca bir unvan ya da mevzuat tanımı olarak değil, kurumun tamamını ilgilendiren bir yükümlülük olarak ele alınmalıdır.
KVKK, Türk Ticaret Kanunu ve Borçlar Kanunu birlikte değerlendirildiğinde; kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve korunması sürecinde oluşabilecek risklerin yalnızca teknik değil, kurumsal ve yönetsel sonuçlar doğurduğu açıkça görülür.
Veri Sorumlusu Kimdir?
Uygulamada en sık yapılan hatalardan biri, veri sorumlusunun yalnızca IT birimi veya sistem yöneticisi olarak görülmesidir. Oysa veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen gerçek veya tüzel kişidir.
Bir başka ifadeyle:
- Sistemleri kuran değil,
- Kararları alan,
- Süreci yöneten
veri sorumlusu kabul edilir.
Bu nedenle birçok kurumda veri sorumluluğu, doğrudan yönetim seviyesinde başlar. IT birimleri ise bu kararların teknik uygulayıcısı konumundadır.
IT – Hukuk – Yönetim İlişkisi
Veri sorumluluğu, tek bir birimin omzuna yüklenebilecek bir konu değildir. Sağlıklı bir yapı, ancak IT, hukuk ve yönetim birimlerinin birlikte hareket etmesiyle kurulabilir.
- Yönetim, hangi verilerin hangi amaçla işleneceğine karar verir.
- Hukuk, bu kararların mevzuata uygunluğunu değerlendirir.
- IT, alınan kararları teknik olarak uygular ve güvenliği sağlar.
Bu üçlü yapıdan herhangi biri eksik kaldığında, kurum ciddi risklerle karşı karşıya kalır.
Senaryo:
Yönetim, müşteri verilerinin uzun süre saklanmasını ister.
IT, bu talebi teknik olarak uygular.
Ancak hukuk birimi sürece dahil edilmez.
➡ Sonuç:
Saklama süresi KVKK’ya aykırıysa, sorumluluk yalnızca IT’ye değil, kararı alan yönetime de aittir.
Sözleşmeler ve Sorumluluk Zinciri
Kurumların veri sorumluluğu yalnızca kendi çalışanlarıyla sınırlı değildir. Dış kaynaklı hizmetler, danışmanlıklar, bulut servisleri ve yazılım firmaları da bu zincirin parçasıdır.
Bu noktada Borçlar Kanunu ve ticari sözleşmeler devreye girer.
Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar:
- Hizmet alınan firmaların veri işleyen olarak tanımlanması
- Yetki ve sorumlulukların açıkça belirtilmesi
- Veri ihlali durumunda kimin ne yapacağının net olması
Sözleşmelerde bu hususlar açık değilse, yaşanacak bir veri ihlalinde sorumluluk zinciri kolayca kurumun aleyhine dönebilir.
“Eğer Şu Yapılmazsa Ne Olur?” Yaklaşımı
Kurumsal veri sorumluluğunu doğru anlamanın en iyi yolu, olası senaryolar üzerinden değerlendirme yapmaktır.
Eğer veri envanteri çıkarılmazsa ne olur?
Kurum hangi veriye sahip olduğunu bilemez.
➡ Gereksiz veri tutulur, risk artar.
Eğer erişim yetkileri net belirlenmezse ne olur?
Yetkisiz kişiler verilere erişebilir.
➡ Hem KVKK hem TCK riski doğar.
Eğer sözleşmelerde veri sorumluluğu açık yazılmazsa ne olur?
İhlal anında sorumluluk tartışmalı hale gelir.
➡ Hukuki süreçler uzar, kurumsal itibar zarar görür.
Eğer IT süreçleri belgelendirilmezse ne olur?
“Biz gerekli önlemleri aldık” iddiası ispatlanamaz.
➡ Teknik savunma hukuki karşılık bulmaz.
Yönetimsel Riskler ve Gerçek Hayat Etkileri
Veri sorumluluğu ihlallerinin sonuçları yalnızca para cezalarıyla sınırlı değildir.
Bu ihlaller;
- Kurumsal itibar kaybı
- Müşteri güveninin sarsılması
- Ticari ilişkilerin zarar görmesi
- Yöneticiler açısından kişisel sorumluluk riski
gibi etkiler doğurabilir.
Bu nedenle veri sorumluluğu, yalnızca “uyulması gereken bir mevzuat” değil, kurumsal sürdürülebilirlik konusu olarak ele alınmalıdır.
Genel Değerlendirme
Kurumsal veri sorumluluğu;
hukuk, teknoloji ve yönetimin kesişim noktasında yer alır. Bu sorumluluk doğru yönetildiğinde kurum için bir güven unsuru haline gelirken, ihmal edildiğinde ciddi riskler doğurur.
Sağlıklı bir yapı için:
- Roller net olmalı,
- Süreçler yazılı hale getirilmeli,
- Teknik ve hukuki taraf birlikte düşünülmelidir.