E-posta görgü kuralları (e-mail etiquette), e-postaları yazarken veya yanıtlarken davranışları yönlendiren kurallar bütünüdür. İş yerinde iyi görgü kuralları sergilemek, net ve kısa iletişim kurmanıza yardımcı olurken, potansiyel işverenler, iş çevreleri ve müşteriler üzerinde olumlu bir izlenim bırakmanızı sağlar. Bu kurallara uymak, iletişim aracından en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olabilir.
İş yerinde akılda tutulması gereken 28 temel e-posta görgü kuralı aşağıda açıklanmıştır:
Biçim ve Yapı Kuralları
1. Standart Biçimlendirme Kullanın İş e-postaları için Times New Roman veya Arial gibi standart yazı tipleri ile standart yazı boyutu ve renkleri (siyah) uygun kabul edilir. Kalın veya italik kullanımı yalnızca önemli bilgileri vurgulamak için minimumda tutulmalıdır. Metin kopyalanıp yapıştırılırsa, biçimlendirme temizlenmelidir, aksi takdirde e-postanın geri kalanından farklı görünebilir.
2. Açık Bir Konu Satırı Ekleyin Alıcının mesajın ne hakkında olduğunu bilmesi için e-postanıza net ve kısa bir başlık koymak önemlidir. Konu satırları kısa, açıklayıcı ve mümkün olduğunca eylem odaklı olmalıdır. Örneğin, bir sunum hakkında takip sorusu soruyorsanız, konu satırına “Sunumunuzla ilgili takip sorusu” yazılabilir.
3. Profesyonel Bir E-posta Adresi Kullanın Mümkün olduğunda, işle ilgili e-postalarınızı kurumsal e-posta adresinizden gönderin. Eğer kişisel bir adres kullanıyorsanız, başkalarının profesyonel bulmayacağı kelimeler içermediğinden emin olun. Kurumsal e-posta kullanmak güvenilir görünmenizi sağlar.
4. Doğru E-posta Formatını Kullanın Bir iş e-postası, konu satırı, selamlama, gövde ve kapanıştan oluşan basit ama belirli bir yapıya sahip olmalıdır. Mesajın gövde kısmındaki bilgileri, alıcının kolayca anlayabileceği şekilde düzenleyin.
5. Profesyonel Selamlamalar Kullanın Alıcıyla olan ilişkinize uygun bir selamlama seçin. Eğer ilk kez iletişim kuruyorsanız veya profesyonel bir tanıdıksa “Sayın Sarah Atkins” gibi daha resmi bir selamlama kullanın.
6. Bir Giriş Yapın Yeni bir kişiyle yazışırken, ilk birkaç satırda adınızı, soyadınızı ve temsil ettiğiniz şirketi belirterek kendinizi tanıtmak en iyisidir. Yeni müşteriler veya potansiyel işverenlerle iletişim kurarken, iletişim bilgilerini nasıl aldığınızı da belirtmek iyi bir görgü kuralıdır.
7. Selamlama ve Kapanışı Dikkatli Seçin İş e-postası gönderirken “Merhaba,” “Hi,” “Good morning” veya “Dear” gibi uygun selamlamalar seçmek, yazışmanın profesyonel görünmesine yardımcı olur. E-postayı sonlandırırken ise “Sincerely,” “Kind regards,” “Best wishes” veya “Saygılarımla” gibi resmi bir kapanış ifadesi kullanın.
8. “Tümünü Yanıtla” Kullanımında Dikkatli Olun Gereksiz e-postalarla insanları bunaltmamak için, şüpheli durumlarda “Tümünü yanıtla” yerine “Yanıtla” seçeneğini kullanın. Paylaştığınız bilginin kimleri etkilediğini düşünerek karar verin.
9. Tamamen Büyük Harf Kullanmaktan Kaçının Sürekli büyük harf kullanmak profesyonel değildir ve yazılı iletişimde bağırmak anlamına gelebilir. Resmi iletişimde olduğu gibi cümle düzeni kullanılmalıdır.
10. Ekleri İki Kez Kontrol Edin Belge ekliyorsanız, e-postanın gövdesinde alıcıya bir belge eklediğinizi bildirin. Belgeleri sıkıştırmak veya zip dosyası olarak eklemek iyi bir görgü kuralıdır. Alternatif olarak, belgeleri paylaşılan bir konuma yükleyip alıcıya erişim bağlantısı sağlayabilirsiniz.
11. Bağlantıları Kısaltın Bir web sitesi paylaşırken bağlantıyı kısaltmak veya metin içinde köprü (hyperlink) kullanmak, e-postanın daha düzenli görünmesini sağlar ve kısa bir bağlantının kopyalanıp yapıştırılması daha kolaydır.
12. Yazım Kontrolü Yapın İş yazışmalarında doğru yazım ve dilbilgisi önemlidir. Göndermeden önce metninizi kontrol etmeniz şiddetle tavsiye edilir. Ayrıca, otomatik düzeltme alıcı adlarını değiştirebileceği için alıcının adının ve e-posta adresinin doğru yazıldığından emin olmak için iki kez kontrol edin.
13. Emojileri Kullanmaktan Kaçının Alıcı emoji kullanmış olsa bile, emojileri kullanma isteğine direnin. Emojiler bazı şirket kültürlerinde profesyonel olmayan bir izlenim bırakabilir. Duygularınızı e-postanın tonu ve kelime seçiminiz aracılığıyla ifade edin.
14. 24 Saat İçinde Yanıt Verin Gelen e-postalara 24 saat içinde yanıt vermek, genel nezaket ve iyi e-posta görgü kuralları olarak kabul edilir. Bu süreyi istemsizce aştıysanız özür dileyin ve gecikmeyi kibarca açıklayın.
15. Tonunuzu Profesyonel Tutun E-postanızı yazarken seçtiğiniz kelimeleri ve niyetinizin başkaları tarafından nasıl yorumlanacağını dikkatlice düşünün. Olumsuzluk, alaycılık ve aşırı duygusal görünmenize neden olabilecek sıfatlardan kaçının. E-postayı göndermeden önce yüksek sesle okuyarak tonunuzu kontrol edebilirsiniz; size kaba geliyorsa okuyucu tarafından da öyle algılanacaktır.
16. E-posta İmzanızı Mükemmelleştirin Bir e-posta imzası genellikle adınızı, iş unvanınızı, şirket web sitenizi ve telefon numaranızı içerir. İmza oluşturmak, e-postalarınızın daha profesyonel görünmesine yardımcı olur.
17. Bcc’yi (Gizli Karbon Kopya) Uygun Şekilde Kullanın Bcc, alıcıların e-posta adreslerini ifşa etmek yerine korumak istediğinizde iyi bir görgü kuralıdır.
18. Yönlendirmeden Önce Düşünün Yönlendirme yaparken, alıcının neyin tartışıldığını hızlıca anlaması ve ne yapması gerektiğini bilmesi için bir özet sunmak iyi bir uygulamadır. Bazı e-postaların hassas veya özel bilgiler içerebileceğini unutmayın; yönlendirme konusunda dikkatli olun ve emin değilseniz orijinal göndericiden izin isteyin.
19. Bilgilendirici Ofis Dışında Cevapları Ayarlayın Uzun bir süre ofis dışında kalacaksanız, yanıt veremeyeceğinizi bildirmek için otomatik bir ofis dışı yanıt mesajı ayarlayın. Acil konular için bir iletişim adı ve konu satırında “Ofis Dışında” ifadesi ile tarih belirtilmelidir.
20. Tüm E-postalarınızı Yanıtlayın Aldığınız tüm e-postalara yanıt vermek hem kibarlık hem de iyi bir görgü kuralı olarak kabul edilir. Buna, yanlışlıkla gönderilen e-postalar bile dahildir.
21. Mizah Kullanmaktan Kaçının Mizah özneldir ve e-posta yazışmaları için uygun olmayabilir, çünkü alıcınız bir şakayı yanlış anlayabilir. Alıcıyı çok iyi tanımıyorsanız mizahtan kaçınmanız gerekir.
22. Kültürel Farklılıkların Farkında Olun Kendi kültürünüzde uygun olanın başka bir kültürde uygun olmayabileceğini unutarak kültürel farklılıkları tanımak ve saygılı kalmak önemlidir. Mümkünse, e-postanızı alıcının kültürel bağlamına göre özelleştirmek iyi bir fikirdir.
23. İhtiyatlı Olun (Gizliliğe Dikkat Edin) E-posta üzerinden bilgi paylaşırken dikkatli olun, zira bu bilgiler gizli kalmayabilir. İyi e-posta görgü kurallarının temeli, kendiniz ve başkaları hakkındaki özel veya hassas bilgileri korumaktır (örneğin, şifreleri e-posta ile paylaşmayın).
24. Cevaplarınızı Yerleştirin (Embed Answers) Eğer yanıtladığınız e-posta üç veya daha fazla soru içeriyorsa, soruları kopyalayıp her bir sorunun altına cevabınızı yerleştirmek, bilgiyi alıcı için düzenler ve iletişimi kolaylaştırır.
25. Harekete Geçirme Çağrısı (Call to Action) Ekleyin E-postalara bir harekete geçirme çağrısı (CTA) eklemek, alıcının bu bilgilerle ne yapması gerektiğini bildirdiği için değerlidir. Bu çağrıyı mesajın sonunda eklemek genellikle en etkili yöntemdir, böylece alıcı okumayı bitirir bitirmez harekete geçebilir.
26. Açılma Oranlarınızı Kontrol Edin Eğer yazılım kullanıyorsanız, e-postanızın açılma oranlarını kontrol etmek, kimin e-postanızı açtığını görmenizi sağlar. Bu, özellikle hatırlatıcı göndermeniz gereken kişileri belirlemede yararlı olabilir.
27. E-posta Adresini En Son Yazın E-postanızı hazırlarken, alıcının e-posta adresini en son girmeyi düşünün. Bu uygulama, yazmayı bitirmeden yanlışlıkla göndermenizi engeller.
28. Mesajınızın Mobil Uyumlu Olduğundan Emin Olun Birçok kişi e-postalarını mobil cihazlarda okuduğu için, e-postanızın telefon veya tablette okunmasının kolay olduğundan emin olmak iyi bir görgü kuralı olarak kabul edilir. Mesajınızı kısa tutmak, mobil uyumluluğu sağlamanın bir yoludur.
Kaynak : 28 Email Etiquette Rules for the Workplace | Indeed.com
